I. Dokumentacja kadrowa w kontekście obowiązywania rozporządzenia RODO
na bazie najnowszych wyjaśnień Urzędu Ochrony Danych Osobowych

1. Zmiany w prawie pracy wynikające z przepisów o zmianie niektórych ustaw w związku zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (RODO)

• zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika
• zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie , a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika
• okoliczności uzasadniające przetwarzanie danych biometrycznych i zasady ich przetwarzania
• ograniczenie zakresu stosowania monitoringu oraz niezbędne uzgodnienia ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników
• zasady przechowywania orzeczeń i skierowań na badania lekarskie oraz trybu ich zwrot

2. Pozyskiwanie danych osobowych w procesie rekrutacji

• gromadzenie danych w procesie rekrutacji
• warunki wyrażenia zgody w dokumentach rekrutacyjnych
• żądanie danych osobowych w aktualnym stanie prawnym i planowane zmiany dot. tych danych
• zakończenie procesu rekrutacji – co ze złożonymi aplikacjami
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych w kolejnych procesach rekrutacji
• jak długo można przetwarzać dane kandydatów na pracowników

3. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS

• ZFŚS a zmiana przepisów związana z wdrożeniem RODO – oświadczenia, zgody, przetwarzanie danych oraz przyznawanie pomocy i świadczeń z Funduszu
• jakie dane można pozyskiwać w związku ze stosowaniem rozporządzenia o ochronie danych osobowych
• czy potrzebna jest zgoda członków rodziny na przetwarzanie danych w świetle nowych przepisów
• na podstawie jakich przepisów pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o dochodach członków rodziny
• stanowisko PUODO w sprawie przechowywania dokumentów składanych przez osoby uprawnione
• obowiązek informacyjny

II. Zmiany w prowadzeniu akt osobowych i dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej
1. akta osobowe prowadzone w 4 częściach (A B C D)
2. możliwość przechowywania dokumentów w innym porządku niż chronologiczny
3. poszerzenie wykazu dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych (skierowania na badania, wnioski urlopowe)
4. co obejmuje dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
5. okres wdrożenia przez pracodawców zmian wynikających z przepisów

Doręczanie informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej
1. zasady doręczania zawiadomienia o odbiorze dokumentacji pracowniczej
2. warunki niemożności odbioru zawiadomienia
3. wydanie dokumentacji pracowniczej również osobom upoważniony
4. zasady odbioru dokumentacji pracowniczej

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
1. dokumentacja przechowywana w postaci papierowej i elektronicznej
2. wniosek i termin na wydanie dokumentacji
3. wniosek w aktach osobowych

III. Zmiany przepisów ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Obowiązki pracodawcy
zmiany w ustawie Kodeks Pracy

1. prowadzenie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej
2. zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
3. odróżnienie „formy elektronicznej” od „postaci elektronicznej” dokumentu
4. nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
5. nowe obowiązki pracodawcy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy
6. obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji
7. ponowne zatrudnienie pracownika a dokumentacja pracownicza
8. obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej
9. obowiązki pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w związku ze zmianą postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia
zmiany w ustawie Kodeks Pracy
1. formy wypłaty wynagrodzenia
2. procedura postępowania pracodawcy wprowadzającego nowe przepisy dotyczące bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia

IV. Obowiązujące od 8 marca 2020 zmiany dot. badań profilaktycznych (wstępnych, okresowych i kontrolnych) oraz szkoleń BHP pracowników

1. Zawieszenie stosowania niektórych przepisów kodeksu pracy dot. badań profilaktycznych

2. Rodzaje badań wykonywanych czasowo przez lekarzy nie posiadających uprawnień z zakresu medycyny pracy

3. Okresy ważności badań profilaktycznych w związku w wejściem w życie przepisów związanych z przeciwdziałaniem  COVID

• w czasie zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii
• po odwołaniu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii

4. Przechowywanie orzeczeń lekarskich wydanych pracownikom przez lekarzy nie posiadających uprawnień z zakresu medycyny pracy

5. Szkolenia BHP w czasie stanu zagrożenia epidemicznego, epidemii oraz po ich odwołaniu

• dopuszczenie przeprowadzania niektórych szkoleń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
• instruktaż stanowiskowy w świetle nowych przepisów, w tym stanowiska na których nie jest dopuszczalne prowadzenie ww. instruktażu w sposób zdalny

6. Przedłużenie okresów ważności niektórych szkoleń BHP – w czasie zagrożenia COVID oraz na czas po zakończeniu stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii

V. Pozostałe zmiany

1. Zmiany w zasadach dokonywania potrąceń z wynagrodzenia i innych świadczeń w 2019 oraz odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków

• zasady dopuszczalności potrąceń z wynagrodzenia ze stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych – nowe granice i kwoty wolne od potrąceń
• dokonywanie potrąceń z diet przysługujących z tytułu podróży służbowych
• podniesienie wysokości grzywny wymierzonej przez komornika pracodawcy
• sankcje dla pracodawców za nielegalne zatrudnianie pracowników będących dłużnikami alimentacyjnymi

2. Zmiany Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących zagadnienia związane z prawem pracy wynikające z ustawy z dn. 16 maja 2019 o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2019, poz. 1043) obowiązujące od 7 września 2019

• otwarty katalog przyczyn dyskryminacji
• uprawnienia pracowników – innych członków najbliższej rodziny, korzystających z urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego (ochrona trwałości stosunku pracy i inne uprawnienia)
• wzmocnienie ochrony przedemerytalnej pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę na czas określony
• rozszerzenie kręgu osób uprawnionych do żądania odszkodowania z tytułu mobbingu
• zmiany dotyczące wydawania świadectwa pracy (terminy wydawania i wnoszenie środków odwoławczych)
• zmiana kodeksu pracy, w zakresie terminu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy